Privacybeleid

Waarom dit privacybeleid?

VZW ZORG-SAAM ZKJ hecht grote waarde aan de bescherming van de privacy en persoonsgegevens van zorgvragenden. Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens).

Met dit privacybeleid willen we u informeren over de doeleinden waarvoor we persoonsgegevens van zorgvragenden verwerken en de policy waarmee we uitvoering geven aan het evenredigheidsbeginsel.

Het is mogelijk dat het privacybeleid in de toekomst onderhevig is aan aanpassingen en wijzigingen. Het is aan u om op regelmatige basis dit document te raadplegen. Iedere substantiële wijziging zal steeds duidelijk gecommuniceerd worden aan de zorgvragenden via de gebruikte communicatiemiddelen.

Wie verwerkt de persoonsgegevens?

Dit privacybeleid heeft betrekking op:
VZW ZORG-SAAM ZKJ
Onze Lieve vrouwstraat 23
9041 OOSTAKKER
België
KBO-nummer: 0470.673.890
E-mail: zorgsaam@zorg-saam.zkj.be
Telefoon: 09 225 00 21

Welke persoonsgegevens worden er verwerkt?

We verwerken persoonsgegevens van zorgvragenden. Deze persoonsgegevens zijn onder meer de volgende: persoonlijke identificatiegegevens (naam, achternaam …), rijksregisternummer, identificatiegegevens van de overheid (identiteitskaartnummer …), persoonlijke eigenschappen (geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, nationaliteit …), contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer …), financiële gegevens ‘vb.: rekeningnummer), samenstelling van het gezin (partnergegevens, aantal kinderen …), informatie over levensstijl (voorkeuren …), gegevens betreffende de gezondheid (vb.: anamnese, medicatielijst, Katz-schaal, wensen m.b.t. het levenseinde,…), interesses, registratie van activiteiten, enz.

Daarnaast is er mogelijks camerabewaking voorzien. Wanneer op de camerabeelden natuurlijke personen te zien zijn, bevatten deze beelden ook persoonsgegevens en is dit privacybeleid eveneens van toepassing.

Voor welke doeleinden worden de persoonsgegevens verwerkt?

We verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens onder meer voor volgende doeleinden:

• Het opstellen van een administratief dossier (bv.: in het kader van vaste opname en opnameovereenkomsten, wachtlijstbeheer …);
• Het verstrekken van informatie aan de zorgvragende (bv.: zorginformatie door zorgverleners, bewonerskrantje …);
• Het verstrekken en organiseren van verpleegkundige en paramedische zorgen, hierbij inbegrepen de bestelling van de benodigde medicijnen (bv.: toedienen van medicatie, kinesitherapie, pedicure, palliatieve dienstverlening …);
• Het faciliteren van verwijzingen omwille van nood aan specifieke zorgverlening (bv.: een revalidatiecentrum …);
• Het verstrekken van gegevens aan externe partijen en overheid (bv.: aan het OCMW, mutualiteiten, het RIZIV, voor aanvragen tot tegemoetkomingen …).

We verwerken de persoonsgegevens uitsluitend op een wijze die compatibel is met de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld of die door de zorgvragende worden geautoriseerd. We nemen verder ook alle passende stappen die noodzakelijk zijn om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens accuraat, actueel en betrouwbaar zijn ten aanzien van de vooropgestelde doeleinden.

We brengen in herinnering dat zorgvragenden medeverantwoordelijk zijn voor de nauwkeurigheid van hun persoonsgegevens. Indien bepaalde informatie gedurende hun verblijf verandert, dienen zij dit actief te melden bij de administratieve dienst van het woonzorgcentrum.

Op welke rechtsgrond worden de persoonsgegevens verwerkt?

We rechtvaardigen de verwerking van persoonsgegevens van zorgvragenden door het bestaan van een opnameovereenkomst/zorgovereenkomst of omdat deze is noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen die op ons rusten (vb. verstrekking van gegevens betreffende de gezondheid aan overheidsinstanties).

Ten slotte zijn er ook verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor we toestemming vragen. Voor onder meer het nemen en publiceren van foto’s tijdens activiteiten van het woonzorgcentrum, het ontvangen en verwerken van zorgverzoeken, het opnemen van bepaalde gegevens in het administratief dossier, ... vragen wij toestemming. Indien de zorgvragende liever niet heeft dat deze gegevens voor dergelijke doeleinden gebruikt worden, kan deze dit melden aan de administratieve dienst van het woonzorgcentrum.

Doorgifte van persoonsgegevens

Om bepaalde van de hierboven vermelde doeleinden te kunnen realiseren, geven we persoonsgegevens door aan volgende (soorten) organisaties:

• EBD (elektronisch bewonersdossier) leveranciers
• Externe zorgverleners
• Inspectie- en overheidsdiensten
• Sociale zekerheidsinstanties
• Mutualiteiten
• Verzekeraars

Bewaartermijn van persoonsgegevens

Ook nemen we passende maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet langer worden bijgehouden dan nodig voor de vooropgestelde doeleinden of zoals vereist in het kader van een contract of toepasselijke wet.

Privacyprincipes

We engageren ons om steeds o.a. volgende principes voor de verwerking van persoonsgegevens na te leven:

• Dataminimalisatie

Het principe van dataminimalisatie impliceert dat enkel de gegevens noodzakelijk om de doeleinden te bereiken, worden verwerkt. Daarom verzamelen we niet meer gegevens dan noodzakelijk voor de doeleinden. Indien mogelijk, zullen persoonsgegevens worden gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

• Behoorlijke en rechtmatige verwerking

We verwerken persoonsgegevens alleen voor gerechtvaardigde doeleinden en voorzien steeds in een correcte rechtsgrond.

• Transparantie

De betrokkene wiens persoonsgegevens (in)direct worden verwerkt, worden hierover geïnformeerd. Transparantie wordt bereikt door betrokkenen te informeren alvorens het verzamelen van hun persoonsgegevens. We informeren de zorgvragenden en medewerkers door middel van de privacyverklaringen.

• Doelbinding

We verwerken persoonsgegevens enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en verwerken deze persoonsgegevens vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze.

• Accuraatheid

Hoewel er van medewerkers en zorgvragenden wordt verwacht dat zij Zorg-Saam ZKJ op de hoogte brengen indien persoonsgegevens niet langer correct zijn, zijn we eveneens verantwoordelijk voor de accuraatheid van de gegevens.

Beveiliging

We erkennen de verantwoordelijkheid om voor de persoonsgegevens die zorgvragenden toevertrouwen een gepast beveiligingsniveau te voorzien. We nemen dan ook verschillende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, bekendmaking, wijziging of vernietiging.

Op organisatorisch vlak worden onder meer maatregelen met betrekking tot de beperkte toegang tot en monitoring van de gebouwen, systemen en bestanden geïmplementeerd. Ook technische maatregelen, waaronder firewalls en encryptie, bescherming door middel van persoonlijke wachtwoorden en verificatie, alsmede verificatievereisten voor toegang tot persoonsgegevens op een ‘need-to-know’-basis worden voorzien.

Alle onze medewerkers (werknemers, stagiaires, vrijwilligers en jobstudenten) hebben de verantwoordelijkheid om alert te zijn voor bedreigingen met betrekking tot persoonsgegevens.

Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd op een manier die overeenkomt met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Over dergelijke wijzingen zal de zorgvragende op toepasselijke wijze worden geïnformeerd.

Contact

Bij vragen over de inhoud van deze bepalingen, vragen over de verwerking van persoonsgegevens of bij vragen over het uitoefenen van uw rechten omtrent uw eigen persoonsgegevens die we verwerken, kan u contact opnemen met de DPO via volgend e-mailadres: dpo@zorg-saam.zkj.be.